Rejestr czynności przetwarzania
Nazwa i dane kontaktowe administratora Inspektor Ochrony Danych
Nazwa Specjalny Ośrodek Szkolno - Wychowawczy w Kołozębiu Nazwa Aleksandra Czarnobaj
Adres Kołoząb 10, 82-433 Mikołajki Pomorskie
82-433 Mikołajki Pomorskie		 Email iod@e-atc.pl
Email sekretariat@soswk.powiatsztumski.pl Telefon 602255075
Telefon 55 277 05 40 
LP. Cel przetwarzania Kategorie osób Kategorie danych Podstawa prawna Planowany termin usunięcia
kategorii danych
(jeżeli jest to możliwe)		 Nazwa współadministratora
i dane kontaktowe
(jeśli dotyczy)		 Nazwa podmiotu przetwarzającego
i dane kontaktowe
(jeśli dotyczy)		 Kategorie odbiorców
(innych niż podmiot przetwarzający)		 Forma przetwarzania  Ogólny opis technicznych i organizacyjnych srodków bezpieczeństwa zgodnie z art. 32 ust. 1
(jeżeli jest to możliwe)		 DPIA
(jeśli tak, lokalizacja raportu)		 Transfer do kraju trzeciego lub org. międzynarodowej
Transfer do kraju trzeciego lub organizacji międzynarodowej (nazwa kraju i podmiotu)  Jeśli transfer i art. 49 ust. 1 akapit drugi - dokumentacja odpowiednich zabezpieczeń
  Art.. 30 ust. 1 pkt b Art.. 30 ust. 1 pkt c Art.. 30 ust. 1 pkt c   Art.. 30 ust. 1 pkt f Art.. 30 ust. 1 pkt a Art.. 30 ust. 1 pkt d Art.. 30 ust. 1 pkt d   Art.. 30 ust. 1 pkt g   Art. 30 ust. 1 pkt e Art. 30 ust. 1 pkt e
1. Rekrutacja pracowników Kandydaci do pracy Dane identyfikacyjne, dane adresowe, dane kontaktowe, dane o wykształceniu, stażu pracy uprawnieniach zawodowych. zgoda osób, których dana dotyczą Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy poczta elektroniczna Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
2. Obsługa zatrudnienia  Pracownicy;
w ograniczonym zakresie rodziny pracowników;
osoby pracujące
na podstawie umów cywilnoprawnych		 Dane identyfikacyjne, dane adresowe, dane o wykształceniu,, stażu pracy, uprawnieniach zawodowych, przebiegu pracy i warunkach zatrudnienia i inne dane wymagane wynikające ze szczególnych przepisów prawem, w tym dane rodziny pracownika w niezbędnym zakresie umowa o pracę Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy BHP Kreator J.Filipczak (umowa powierzenia) ZUS, Urzad Skarbowy, Medycyna Pracy papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
3. Zamieszczanie wizerunku osób i danych osobowych na stronie internetowej,  pracownicy, uczniowie Wizerunek osoby, imię, nazwisko zgoda osób, których dana dotyczą Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy hosting serwisu internetowego Agencja informatyczna, Gdańsk Wały, Piastowskie 1 (umowa powierzenia)
 FACEBOOK elektroniczna Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. https://www.facebook.com/privacy/explanation https://www.facebook.com/privacy/explanation
4. Realizacja obowiązków wynikających z nadzoru pedagogicznego pracownicy imię, nazwisko, stanowisko przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy Nie dotyczy
 Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
5. Obsługa skarg i wniosków. Osoby wnoszące skargę, wniosek Dane identyfikacyjne wnoszącego skargę, wniosek lub petycję oraz inne dane podane przez tę osobę przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy Agencja Informatyczna, Gdańsk Wały, Piastowskie 1 (umowa powierzenia) Operator pocztowy (Poczta Polska) papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
6. Prowadzenie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej
i opekuńczej, w tym praca i nauczanie  w formie zdalnej		 pracownicy, uczniowie, rodzice/prawni opiekunowie imię, nazwisko, dane adresowe, dane kontaktowe, szczególne kategorie danych, PESEL ucznia,  przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy VULCAN sp. z o.o.
ul. Wołowska 6
51-116 Wrocław (umowa powierzenia)		 Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
7. Protokołowanie zebrań z pracownikami Pracownicy, uczniowie, rodzice uczniów imie, nazwisko, stanowisko, klasa przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy nie dotyczy
 Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
8. Prowadzenie i obsługa korespondencji pracownicy, uczniowie, rodzice/prawni opiekunowie, klienci imię, nazwisko, dane adresowe, adres e-mail i inne dane przekazane w treści wiadomości przepisy prawa,
zgoda osób, których dana dotyczą		 Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy Agencja Informatyczna, Gdańsk Wały, Piastowskie 1 (umowa powierzenia) Operator pocztowy (Poczta Polska) papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
9. Prowadzenie dokumentacji egzaminów zewnętrznych uczniowie, rodzice, pracownicy pedagogiczni, imię i nazwisko, PESEL ucznia, data urodzenia ucznia, miejsce urodzenia ucznia, szzcególne kategorie danych ucznia; przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy nie dotyczy
 MEiN
Operator Pocztowy - umowa z OKE		 papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
10. Realizacja zamówień publicznych Uczestnicy postępowań, kontrahenci, dostawcy usług i materiałów, pracownicy i inne osoby fizyczne, z którymi prowadzona jest korespondencja elektroniczna imię, nazwisko, dane adresowe, adres e-mail i inne dane przekazane w treści wiadomości przepisy prawa,
zgoda osób, których dana dotyczą		 Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy poczta elektroniczna
BIP
Agencja Informatyczna, Gdańsk Wały, Piastowskie 1 (umowa powierzenia)		 Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
11. Prowadznie archiwum zakładowego / składnicy akt parcownicy, byli pracownicy, uczniowie, absolwenci,  rodzice uczniów, absolwentów, klienci dane wynikające z dokumenatcji składowanych w archiwum / składnicy akt przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy Archiwista - umowa powierzenia danych Archiwum Państwowe papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
12. Prowadzenie internatu pracownicy pedagogiczni, wychowankowie, rodzice/prawni opiekunowie imię, nazwisko,dane kontaktowe, szczególne kategorie danych wychowanka,  przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy nie dotyczy
 Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa
 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
13. Rekrutacja do placówki kandydaci, rodzice/ opiekunowie prawni kandydatów imię, nazwisko, dane adresowe, dane kontaktowe przepisy prawa,
zgoda osób, których dana dotyczą		 Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy nie dotyczy
 Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
14. Prowadzenie dokumentacji ubezpieczeniowej pracowników pracownicy imię nazwisko, dane adresowe, dane kontaktowe zgoda osób, których dana dotyczą Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy nie dotyczy
 Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
15. Obsługa finansowo - księgowa (dowody księgowe, w tym faktury) pracownicy, rodzice/opiekunowie prawni, uczniowie, klienci imię nazwisko, dane adresowe, 
nr konta bankowego		 przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy QNT Systemy Informatyczne (moduły: księgowość, płace qdeklaracje, faktury) Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
16. Prowadzenie dokumentacji wypadków pracowników pracownicy imię nazwisko, dane adresowe, szczególne kategorie danych przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy BHP Kreator J. Filipczak (umowa powierzenia) Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
17. Prowadzenie dokumentacji wypadków uczniów uczniowie, rodzice, pracownicy pedagogiczni, imię nazwisko, dane adresowe, szczególne kategorie danych ucznia przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy BHP Kreator J. Filipczak (umowa powierzenia) Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
18. Obsługa kadrowo - płacowa pracownicy imię, nazwisko, PESEL, dane adresowe, nr konta bankowego przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy QNT Systemy Informatyczne (moduły: księgowość, płace qdeklaracje, faktury) Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
19. Prowadzenie biblioteki szkolnej pracownicy, uczniowie imię, nazwisko, dane adresowe przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy nie dotyczy
 Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
20. Prowadzenie dokumentacji związanej ze świadectwami, dyplomami państwowymi i innymi drukami uczniowie imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia, miejsce urodzenia  przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy OKE
 Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
21. Organizacja konkursów, imprez o zasięgu powiatowym, wojewódzkim, ogólnopolskim uczestnicy  imię i nazwisko, dane kontaktowe zgoda osób, których dana dotyczą Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy Agencja Informatyczna, Gdańsk Wały, Piastowskie 1 (umowa powierzenia) Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
22. Realizacja umów
z kontrahentami		 kontrahenci imię i nazwisko, dane adresowe, dane kontaktowe umowa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy Agencja Informatyczna, Gdańsk Wały, Piastowskie 1 (umowa powierzenia) Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
23. Prowadzenie dokumentacji uczniów/wychowanków związanej z przebiegiem nauczania, wychowania i opieki, w tym zdalne nauczanie uczniowie,
rodzice, pracownicy pedagogiczni, osoby współpracujące 		 imię, nazwisko, dane adresowe, dane kontaktowe, PESEL ucznia, data urodzenia ucznia, miejsce urodzenia ucznia, szczególne kategorie danych uczniów przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy e-dziennik
VULCAN sp. z o.o.
ul. Wołowska 6
51-116 Wrocław (umowa powierzenia)
SKYPE (MICROSOFT)		 Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. https://privacy.microsoft.com/pl-pl/privacystatement  https://privacy.microsoft.com/pl-pl/privacystatement
24. Realizacja  udostępnienia informacji publicznej kontrahenci, pracownicy, interesanci imię, nazwisko,dane kontaktowe przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy poczta elektroniczna
BIP
Agencja Informatyczna, Gdańsk Wały, Piastowskie 1 (umowa powierzenia)		 Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa
elektroniczna		 Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
25. Realizacja  udostępnienia danych uprawnionym podmiotom pracownicy, uczniowie, rodzice uczniów imię, nazwisko,dane kontaktowe, dane adresowe przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy nie dotyczy
 uprawnione podmioty (sąd, ZUS, policja) papierowa Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
26. Ewidencjonowanie upoważnień
i uprawnień do danych		 pracownicy imię, nazwisko, stanowisko przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy nie dotyczy
 Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
27. Obsługa działalności socjalnej pracownicy imię, nazwisko, dochody przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy nie dotyczy
 Dane nie są przekazywane innym podmiotom papierowa Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
28. Obsługa w zakresie rejestracji w systemie informatycznym (SIO) - dotyczy organizacji szczepień (COVID 19) pracownicy imię, nazwisko, nr telefonu, PESEL zgoda osób, których dana dotyczą Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy nie dotyczy
 MEiN papierowa, elektroniczna Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
29. Uczestnictwo w programie Pracowniczych Planów Kapitałowych pracownicy dane identyfikujące uczestnika PPK, do których zaliczamy: imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer PESEL lub data urodzenia przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy nie dotyczy
 KFI PZU papierowa, elektroniczna Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy
30. Arkusz organizacji pracy placówki pracownicy imię, nazwisko, staż pracy, wykształcenie, stanowisko, dane dotyczące zatrudnienia przepisy prawa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Nie dotyczy nie dotyczy
 MEiN, organ prowadzący, związki zawodowe papierowa, elektroniczna Polityka Bezpieczeństwa Danych Po przeprowadzeniu oceny ryzyka podjęto decyzję, że ocena skutków dla ochrony danych nie jest wymagana. Nie dotyczy Nie dotyczy