Procedura obligowania usługodawców do zachowania poufności

1.	Wprowadzenie
1.1.	Procedura określa obowiązki osób odpowiedzialnych za podejmowanie współpracy z usługodawcami w zakresie obligowania ich do zachowania poufności. 
1.2.	Podjęcie wskazanych w Procedurze działań jest obowiązkiem każdej osoby, nawiązującej współpracę z usługodawcą.
1.3.	Przez informacje poufne należy rozumieć wszelkie informacje stanowiące tajemnicę Powiatowego Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego w Kwidzynie, jak również wszelkie informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne, w tym  danych osobowych niezależnie od ich formy, tzn. ustnej, papierowej, elektronicznej, graficznej, itp.
1.4.	Obowiązek złożenia oświadczenia o zachowaniu poufności dotyczy każdego Usługodawcy, niezależnie od formy współpracy i zleconych usług.
1.5.	Za zobligowanie Usługodawcy do zapewnienia poufności wobec Powiatowego Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego w Kwidzynie jest osoba, która zleca Usługodawcy wykonanie czynności na rzecz Powiatowego Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego w Kwidzynie.
1.6.	Usługodawca nie może otrzymać żadnych informacji poufnych przed zobligowaniem go do zachowania poufności.

2.	Obligowanie do zachowania poufności
2.1.	Zobligowanie do zachowania poufności musi nastąpić przed podjęciem jakiegokolwiek działania na rzecz Powiatowego Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego w Kwidzynie, w tym dostępu do dokumentów, systemów informatycznych, wizyty w siedzibie.
2.2.	Usługodawca będący osobą fizyczną składa zobowiązanie w swoim imieniu. 
2.3.	Jeżeli usługodawcą jest osoba prawna, zobowiązanie jest składane w imieniu tej osoby prawnej.
2.4.	Wzór oświadczenia stanowi załącznik do Procedury.
2.5.	Osoba planująca zlecić usługi wybranemu Usługodawcy przekazuje mu "Oświadczenie o zachowaniu poufności" przed przekazaniem jakichkolwiek informacji poufnych.
2.6.	Rozpoczęcie współpracy z Usługodawcą może nastąpić dopiero po otrzymaniu od niego Oświadczenia o zachowaniu poufności.
2.7.	Należy zapewnić Usługodawcy możliwość przekazania Oświadczenia o zachowaniu poufności w sposób gwarantujący poufności jego danych wskazanych w dokumencie, np. zalecając zabezpieczenie uzgodnionym hasłem.
2.8.	Dopuszczalne są następujące formy złożenia oświadczenia:
2.8.1.	Odręcznie podpisany dokument papierowy;
2.8.2.	Skan odręcznie podpisanego dokumentu;
2.8.3.	Dokument elektroniczny z podpisem kwalifikowanym Usługodawcy.
2.9.	Oświadczenie o zachowaniu poufności musi zostać niezwłocznie przekazane do Dyrektora Powiatowego Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego w Kwidzynie.
2.10.	Wszystkie oświadczenia o zachowaniu poufności podlegają inwentaryzacji.

3.	Zobowiązanie do zachowania poufności przez stałego Usługodawcę
3.1.	Jeżeli z treści Oświadczenia nie wynika inaczej, obowiązuje ono przez cały okres współpracy z Usługodawcą.
3.2.	W przypadku stałej współpracy obowiązkiem osoby zlecającej usługi jest upewnienie się, że Usługodawca złożył stosowane Oświadczenie o zachowaniu poufności.
3.3.	Informacji we wskazanym zakresie udziela niezwłocznie osoba wskazana przez Dyrektora Powiatowego Zespołu Ekonomiczno – Administracyjnego w Kwidzynie.
3.4.	W przypadku wątpliwości, czy Usługodawca został zobligowany do zachowania poufności, należy ponowne przekazać mu do podpisu Oświadczenie o zachowaniu poufności.
3.5.	

OŚWIADCZENIE O ZOBOWIĄZANIU DO ZACHOWANIA POUFNOŚCI 

Niniejsze zobowiązanie jest składane w dniu ........................... przez:

...................................................................................................................................

reprezentowany przez: .............................................................................................,
dalej zwany "Zobowiązanym"

na rzecz: 

...................................................................................................................

reprezentowany przez: ............................................................................................,
dalej "Zleceniodawca"

w związku ze świadczonymi na rzecz Zleceniodawcy usługami, które mogą wiązać się z uzyskaniem przez Zobowiązanego dostępu do informacji, które powinny zostać zachowane w poufności. Przez informacje poufne Zleceniodawca rozumie wszelkie informacje stanowiące dane osobowe w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, a także ...................................................... 

Zobowiązania stanowiące przedmiot niniejszego oświadczenia nie dotyczą informacji, które:
a.	są opublikowane, znane i oficjalnie podane do publicznej wiadomości bez naruszania zobowiązań objętych niniejszym Oświadczeniem; lub
b.	zostaną przekazane Zobowiązanemu przez Zleceniodawcę za wyraźnym pisemnym zwolnieniem z zachowania poufności lub zwolnieniem z zakazu jawnego wykorzystywania; lub
c.	które zostały ujawnione zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi wymogami prawa lub na wniosek uprawnionych organów administracji państwowej lub sądów.
1.	W przypadku wątpliwości, co do charakteru danej informacji, Zobowiązany uzyska opinię Zleceniodawcy w tym zakresie przed jakimkolwiek przekazaniem, ujawnieniem czy wykorzystaniem danej informacji. 
2.	W przypadku wątpliwości, co do charakteru uzyskanych informacji, Zobowiązany będzie traktować je jako informacje poufne do czasu zwolnienia go z tego obowiązku przez Zleceniodawcę.

Zobowiązany oświadcza, że:
1.	zachowa w poufności wszelkie uzyskane od Zleceniodawcy informacje poufne przekazane w związku z realizowanymi usługami, niezależnie od formy ich uzyskania (np. na piśmie, ustanie, elektronicznie);
2.	zachowa w poufności otrzymane informacje poufne, niezależnie od tego, czy zostały mu ujawnione bezpośrednio przez Zleceniodawcę, jego pracowników, współpracowników, podwykonawców lub inne osoby trzecie, a także jeżeli uzyskał dostęp do danych bezpośrednio (przypadkowo lub w związku ze zleceniem ich gromadzenia na rzecz Zleceniodawcy);
3.	zachowa w poufności informacje poufne Zleceniodawcy stanowiące dane osobowe bezterminowo, nawet po zakończeniu świadczenia usług. Inne udostępnione przez Zleceniodawcę informacje poufne zachowa w poufności przez okres 15 lat licząc od następnego roku, po zakończeniu świadczenia usług;
4.	zobliguje do zachowania poufności pracowników i współpracowników działających na jego rzecz w związku z realizacją usług na rzecz Zleceniodawcy;
5.	za naruszenie poufności przez osoby, którym informacje poufne zostały ujawnione przez lub za pośrednictwem Zobowiązanego, Zobowiązany odpowiada jak za własne naruszenie;
6.	będzie wykorzystywać ujawnione informacje poufne jedynie w celu i zakresie niezbędnym do realizacji usług na rzecz Zleceniodawcy;
7.	zobowiąże wszystkie osoby, które mogą mieć dostęp do informacji poufnych w związku z bezpośrednim udziałem w realizacji usług na rzecz Zleceniodawcy do poufności;
8.	nie będzie ujawniać informacji poufnych jakiejkolwiek osobie trzeciej niezwiązanej bezpośrednio z realizowaniem usług na rzecz Zleceniodawcy, chyba że uprzednio uzyska od Zleceniodawcy pisemną, w tym elektroniczną zgodę, na przekazanie danej informacji;
9.	zapewni należyte środki ochrony informacji poufnych na poziomie adekwatne do ryzyk i zagrożeń do ich poufności;
10.	niezwłocznie usunie lub zwróci wszelkie informacje poufne na żądanie Zleceniodawcy;
11.	w przypadku powzięcia informacji o możliwości naruszenia poufności otrzymanych informacji, powiadomi o tym fakcie Zleceniodawcę, w terminie do 24 godzin od momentu stwierdzenia naruszenia;
12.	jest świadomy, że ponosi odpowiedzialność za szkodę wywołaną niezgodnym z prawem lub z niniejszym oświadczeniem, ujawnieniem, wykorzystaniem lub pozyskaniem Informacji, w szczególności wynikłą z przekazania lub udostępnienia informacji poufnych podmiotom nieuprawnionym lub za brak odpowiedniego zabezpieczenia Informacji przed dostępem podmiotów nieuprawnionych;
13.	przypadku naruszenia zobowiązań objętych niniejszym oświadczeniem zapłaci Zleceniodawcy karę umowną w kwocie ................ (słownie: .............................................) PLN za każde naruszenie, przy czym łącznie nie więcej niż .................... (słownie: ..................................................) za wszystkie naruszenia. Zapłacenie kary nie zwalnia Zleceniodawcy z możliwości dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.

Podpis(y) osoby (osób) działającej(ych) w imieniu Zobowiązanego:

..............................................................................................................

Podpis osoby przyjmującej niniejsze Oświadczenie w imieniu Zleceniodawcy:

..............................................................................................................

Zleceniodawca jako administrator danych informuje, że Pani/a dane będą przetwarzane na podstawie prawnie usprawiedlwionego interesu administratora, jakim jest zapewnienie poufności informacji wymagających ochrony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przysługuje Pani/u prawo żądania dostępu, aktualizacji, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie na zasadach określonych w art. 15-22 RODO. Dane mogą być udostępniane podmiotom, które są upoważnione do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył dane w celu prawidłowego wykonania usług w celu i zakresie niezbędnym do tych czynności, jak obsługa informatyczna, poczta, kurierzy. W sprawach spornych dotyczących przetwarzania danych osobowych przysługuje Panu/i prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO (uodo.gov.pl). Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do podjęcia współpracy. Dane będą przetwarzane do czasu ustania zobowiązań objętych niniejszym oświadczeniem. W celu skorzystania ze swoich praw należy skontaktować się z administratorem.